Por primera vez, la Alcaldía de Manizales obtiene la certificación en Convalidación de sus Tablas de Retención Documental, lo que garantiza una gestión eficiente y transparente de la información pública a nivel municipal.
La Alcaldía de Manizales logra la certificación en la Convalidación de sus Tablas de Retención Documental, un paso clave para mejorar la gestión documental y la transparencia. Este logro, avalado por el Consejo Departamental de Archivos de Caldas, es el resultado de un proceso de dos años de trabajo coordinado por la Secretaría de Servicios Administrativos y el Archivo General Municipal.
Manizales, marzo 2025 – En un paso significativo hacia la modernización de la administración pública y la mejora de la gestión documental, la Alcaldía de Manizales ha logrado la certificación de la Convalidación de sus Tablas de Retención Documental. Este instrumento archivístico es esencial para el adecuado manejo de la información generada por las diversas dependencias municipales, permitiendo que la documentación se administre de manera organizada y con total transparencia.
La certificación fue otorgada por el Consejo Departamental de Archivos de Caldas, tras un exhaustivo proceso de revisión y evaluación del proyecto presentado por la Alcaldía. De esta manera, Manizales se posiciona como un referente en gestión documental en el ámbito local y regional, cumpliendo con los estándares establecidos por la Política Archivística del País.
Un Proceso de Certificación Exhaustivo
Durante los últimos dos años, el equipo interdisciplinario de la Secretaría de Servicios Administrativos, en colaboración con el Archivo General Municipal, trabajó en la creación y adecuación de las Tablas de Retención Documental. Este proceso requirió la elaboración de un plan detallado para gestionar los archivos de manera eficaz y conforme a las normativas vigentes. La convalidación no solo implica una validación técnica del proceso, sino también un reconocimiento a la gestión y al compromiso de la Alcaldía con la transparencia y la organización de la información pública.
La jefe del Archivo Municipal, Eddy Jazmín García Veloza, explicó que la convalidación de las tablas constituye un logro histórico, ya que facilita la organización y gestión de los archivos de la entidad, un componente clave para garantizar que los procesos de la Alcaldía se realicen de manera eficiente y transparente.
El Rol de las Tablas de Retención Documental
Las Tablas de Retención Documental son instrumentos archivísticos fundamentales que regulan el ciclo de vida de los documentos dentro de las entidades públicas. Establecen los plazos para la conservación, el uso y la disposición final de los documentos, contribuyendo a que la gestión documental sea más eficaz y transparente. Con la convalidación de estas tablas, la Alcaldía de Manizales obtiene el aval para aplicar estos lineamientos en cada una de sus dependencias, lo que impactará directamente en la mejora de la organización y la seguridad de los archivos públicos.
Una vez que se obtenga la certificación, el proceso de gestión documental en la Alcaldía podrá seguir pasos específicos como la organización de archivos, la aplicación de lineamientos archivísticos y la transferencia de archivos de gestión al archivo central. Esto contribuirá a la mejora de la productividad y la eficiencia administrativa dentro de la administración municipal.
La Transparencia como Pilar Fundamental
Este avance también tiene un componente de transparencia crucial para la confianza ciudadana en la gestión pública. La gestión documental adecuada permite que los ciudadanos accedan a la información de manera ordenada y precisa, y facilita la rendición de cuentas de la Alcaldía frente a los habitantes de Manizales. La transparencia no solo está vinculada a la disponibilidad de la información, sino también a la seguridad con la que se conserva y se manipula cada documento.
Eddy Jazmín García Veloza destacó que la convalidación de las Tablas de Retención Documental representa un paso más en el compromiso de la Alcaldía de Manizales con la transparencia en la gestión pública. Este logro no solo implica un reconocimiento a la calidad en la administración de la información, sino que también promueve una cultura de responsabilidad pública y acceso a la información.
Implicaciones de la Convalidación para la Alcaldía de Manizales
La convalidación de las Tablas de Retención Documental tendrá una gran implicancia para las Secretarías y Unidades que forman parte de la Alcaldía de Manizales. A partir de ahora, todas las dependencias municipales contarán con una guía clara para organizar sus archivos y garantizar el cumplimiento de las disposiciones archivísticas nacionales. Las tablas convalidadas permitirán realizar las transferencias primarias de archivos al archivo central y ejecutar disposiciones finales sobre la información, asegurando que los documentos se manejen con los más altos estándares de calidad y legalidad.
Este proceso también contribuye al cumplimiento de las normativas archivísticas del país, alineándose con las políticas públicas que buscan optimizar la administración de los documentos en todas las entidades gubernamentales.
Acceso y Consulta de las Tablas de Retención Documental
Las Tablas de Retención Documental convalidadas estarán disponibles para consulta pública en la ruta habilitada por la Alcaldía de Manizales. Esto permitirá a los ciudadanos y a otros entes públicos acceder a este recurso, lo que representa una muestra más del compromiso con la transparencia y el acceso abierto a la información.
La Alcaldía de Manizales ha dado un paso importante hacia la mejora de la gestión documental y la transparencia pública con la convalidación de sus Tablas de Retención Documental. Este logro, logrado después de un proceso de dos años, no solo garantiza una mejor organización de los archivos municipales, sino que también reafirma el compromiso de la administración local con la rendición de cuentas y el acceso a la información de los ciudadanos. Con esta certificación, Manizales se posiciona como un referente en la gestión archivística, contribuyendo a la eficiencia y la confianza pública en el manejo de los documentos oficiales.
Información Adicional:
El proceso de convalidación de las tablas forma parte de un esfuerzo continuo de la Alcaldía para optimizar los recursos administrativos y garantizar una mayor transparencia en todos sus procesos. La Administración Municipal de Manizales planea seguir implementando más iniciativas para fortalecer la gestión pública y fomentar la participación activa de la ciudadanía.
¿Qué opinas sobre la implementación de las Tablas de Retención Documental en la Alcaldía de Manizales? ¿Crees que esto mejorará la gestión pública y la transparencia en la ciudad? ¡Deja tus comentarios y comparte tus pensamientos con nosotros!
Certifican Convalidación de Tablas de Retención Documental de la Alcaldía de Manizales
- La certificación consiste en la convalidación de la herramienta archivística de todas las dependencias de la Alcaldía Municipal de Manizales, conocida como Tablas de Retención Documental.
- Es un logro, que obtiene la Administración Municipal por primera vez; es un reconocimiento que hace el Consejo Departamental de Archivos de Caldas, dentro del proceso de gestión documental de la entidad.
- Durante dos años la Alcaldía de Manizales adelantó el proceso que, hoy logra la certificación de su herramienta archivística, además como un tema de transparencia.
